Cómo escribir emails correctamente

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Algunos consejos sencillos y prácticos.

LJIZlzHgQ7WPSh5KVTCB_TypewriterLos emails NO SON la mejor herramienta de comunicación porque, generalmente, cuando alguien lee sus emails juega con el puntero del mouse mientras se toma su café y escuchando música, a la vez que envía un sms por el celular y piensa en todo el trabajo que le queda por terminar de resolver.

Ayudemos a estas atareadas personas a que lean a conciencia, evitando que mal interpreten nuestro emails y sacando la máxima utilidad a este difundido medio de comunicación. Sí lo utilizamos correctamente, pueden ser una herramienta de comunicación super-eficaz.


Aquí unos puntos que le ayudarán a escribir mejores emails:

  • Utilizar asuntos (títulos) claros y descriptivos
    No utilices títulos poco descriptivos como “hola” o “problema” porque no dicen nada al destinatario, y si el día de mañana lo busca puede no encontrar nuestro email. Serian mejores títulos “Hola, mi nombre es Pepe” o “Te adjunto un boceto sobre el diseño que quiero para mi web” ya que muchas veces, con solo leer el titulo, podemos darnos una idea muy clara del contenido y decidir en que orden leer los emails.
  • Al inicio del email, escriba un breve sumario de los temas que tratará en el cuerpo del email.
    Por ejemplo: “Hola, te escribo para consultar el precio de un sitio web autoadministrable. Debajo te escribo los detalles de las secciones y del contenido para que me presupuestes.”
  • En el cuerpo del email, utilice signos de puntuación y escriba en parrafos (no escriba todo en una sola línea, eterna e imposible de leer), los párrafos deberían ser cortos y fáciles de leer, separados por una linea en blanco uno del otro.
  • Al inicio de cada párrafo, es recomendable escribir un titulo y que solo traten de un tema, para evitar que se confundan las ideas.
  • Escriba correctamente, respetando las reglas básicas de gramática y ortografía para agilizar la lectura.
  • En el ultimo párrafo agregue las preguntas que tenga a modo de resumen para asegurarse de que el destinatario, “ya cansado de leer” no se olvide de respondernos lo que necesitamos.
  • No olvides ingresar tu firma al final del email.
    Incluye datos como nombre, cargo o puesto en la empresa, email, teléfono, pagina web, Skype, Facebook, Twitter.
  • No use postdatas (edite algún párrafo o agregue uno nuevo)
  • Antes de adjuntar un archivo, asegúrese de que sus archivos tengan nombres descriptivos.
    Yo nunca abriría un archivo llamado “00209289381.pdf” o “nuevo.pps”. Utilice nombres como “secciones-y-contenido.pdf” o “boceto-web.pps” (No deje espacios en blanco, porque a veces se convierten en %20, evite esto utilizando guiones)

 

Entonces, un email extraído del propio paraíso cibernético seria algo así:


Asunto: Necesito un presupuesto. Te adjunto un boceto del diseño que quiero para mi web.

Solicitud de presupuesto web
Pepito Gonzales
(+54x) xxx-xxxxxx
www.pepitogonzales.com
28/7/2014

Hola,

Mi nombre es Pepe, te escribo para consultar el precio de un diseño web multimedia. En este email te doy detalles de las secciones y del contenido para que me presupuestes.

Boceto web
Te adjunto un boceto de un diseño que estuve haciendo en el word. Como verás es solo una idea muy baga de lo que tengo pero ya podrás hacerte una idea de lo que estoy buscando.
Me gustaría un estilo similar al de http://www.paginaweb.com o http://www.otrapaginaweb.com

Secciones y contenido
Para mi sitio necesito tener muchas secciones porque en mi empresa trabajamos muchos rubros y ofrecemos muchos servicios muy variados.

Espero presupuesto
Me gustaría que me hagas llegar un presupuesto junto con un listado de los datos que necesites para que comencemos con esta pagina web pronto.

Por favor, mira el boceto y el documento con las secciones y contenidos necesarios y hazme llegar un presupuesto antes del viernes que viene, así podré responderte durante el fin de semana.

¿Cual sería el costo de un sitio web autoadministrable como el que necesito?

Atentamente,

Pepe Gonzales
(+54) xxxx-xxxx
www.pepitogonzales.com

 

Archivo adjunto: boceto-web.zip
Archivo adjunto: secciones-y-contenido.pdf


Obviamente que a un amigo le podemos escribir con una estructura mucho más desorganizada e informal, pero creame, sus amigos mas despistados serán los primeros en agradecerle que escriba correctamente sus emails.

 

¿Ustedes que consejo agregarían a la lista?

 

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